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Compte rendu CA du 31 /10 / 16

 
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Kwakwa
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MessagePosté le: Mer 23 Nov - 09:18 (2016)    Sujet du message: Compte rendu CA du 31 /10 / 16 Répondre en citant

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Compte-rendu de réunion du CA du 31 octobre 2016
  
Présents : Xavier Souris, Olivier Harpigny, Gilles Vermeire, Bruno Detienne, Christophe Classe 
Absents :  / 
Secrétaire de séance : Bruno Detienne 
Début de la séance : 20h00 chez Gilles Vermeire 
Sauf information contraire, toutes les décisions prises pendant ce CA ont été prises à l’unanimité des membres présents. 
  
Ordre du jour : 
·         Mots du président, et du trésorier 
·         Agenda 2016-17  
·         Débriefing des activités passées 
·         Problèmes de tensions dans la compagnie 
·         Port des couleurs de compagnie 
·         Préparation du Tir du Roy 
·         Délégué Tir Nature 
·         Divers 
  
  
1.       Mot du président 
Nous vivons dans une compagnie, apprenons donc à nous parler et à nous écouter les uns les autres. Essayons d’écouter l’autre, en essayant de le comprendre avant de vouloir lui répondre. 
La communication (non violente) est à double sens et est plus enrichissante pour notre motivation que le reproche. 
  
  
2.       Mot du trésorier  
Bilan financier mis à jour au 1/11 (bilan complet reçu après la réunion) 
o    Il y a actuellement 12.000 euros sur le compte. Les recettes en cash de la remise des prix du tir nature doivent encore être rajoutées (env 1700eu). 
o    Le contrôle des comptes et dettes éventuelles des camps est en cours maintenant que la saison est terminée. Merci à tous de solder vos comptes au plus tôt. 
o    Cotisations partielle (fin d’année) reçues pour Julio, et ses deux filles Lisa et Sara. 
o    RM : nous signalons que la cagnotte ouverte a couvert la totalité des frais de l’Adoubement de Thibaut Nicaise. Cela concerne les objets qui lui ont été remis : cotte 13eme siècle aux couleurs de la cie, éperons, épée. 
o    Dépenses Med : 1 banc de 2m et deux bancs de 1m ont été réalisés et testés cette saison. Le bois pour 3 bancs identiques sera commandé sur le même budget avant fin d’année. Un repose arc et un présentoir à flèches sont encore à concevoir (budget décidé en début d’année). 
o    Dépenses archerie à prévoir pour l’an prochain : 3 arcs enfants flatbow max 14# sont à acheter pour l’initiation. 2* droitier + 1* gaucher. Éviter les arcs ambidextres car les fenêtres d’arc sont trop petites. 
o    Matériel Tir Nature : en janvier 2018 nous pourrons refaire une commande de betes 3D sous subvention (50% de la dépense) ADEPS. Il faudra décider en 2017 ce qu’il faut racheter exactement (a priori 8 birdies + 4-5 moyennes). Budget estimé à 2500-3000euros. 1000eu sont déjà sur le compte épargne à cet effet. 1000eu seront encore rajoutés en cette fin d’année. 
Timing : 2017 décisions des bêtes à commander et dossier. Janvier 2018 dépôt du dossier. Fin 2018 subvention. 2019 livraison des bêtes. Il faut voir 2 saisons à l’avance. 
  

3.       Agenda 2016-17  
La mise à jour de l’agenda prévisionnel de 2017 est en cours (version actuelle jointe au PV). Toute personne ayant des dates d’activités à y insérer est priée de contacter le secrétaire par email pour lui fournir les informations. 
  
Pour la fin de l’année 2016, voici les principales activités prévues :  
·         Vendredi 4 novembre, Tir d’Halloween. 
·         Samedi 12 novembre apm, Atelier pour fabriquer des encoches en cornes sur les flèches med. 
·         Samedi 19 novembre, Marché de l’Histoire à Compiègne. Pontoise c’est fini… 
·         We du 3 décembre, visite de musées à Paris. Les intéressés peuvent contacter Anne Debelle. 
·         Vendredi 9 décembre, Atelier de fabrication de cordes d’arcs. 
·         Dimanche 18 décembre, journée de cours de tir à l’arc. 
Un ou deux jours d’inventaire / rangement du hangar seront à prévoir en décembre ou janvier. 
  
L’AG 2017 devrait avoir lieu soit le 4, soit le 18 mars. Nous sommes en attente de réservation de la Maison du Bailli. Nous rappelons que les administrateurs ont des mandats de 1 an et que des élections auront lieu lors de l’AG comme tous les ans. Un renouvellement partiel du CA et l’arrivée de nouveaux administrateurs est souhaitable pour la longévité de l’ASBL. Merci à chacun de commencer à y penser. 
  
4.       Débriefing des activités passées 
  
·         Rencontres médiévales 
Débriefing complet déjà envoyé aux membres. 
Gros succès pour l’ensemble du weekend. 
Bénéfice net du weekend : plus de 2200 euros. 
  
·         Remise des prix du Tir Nature 
Les participants étaient contents du parcours de tir et de l’accueil. Merci a tous pour votre aide. 
Nous avons eu 74 tireurs et repas payants (25% de moins que l’an passé), avec 15 aidants, soit 90 repas servis. 
Coté bar il reste 10 bacs de Jupiler. Et aucune Jupiler NA n’a été vendue. 
Quelques soucis dans la gestion du démontage. L’organisation des responsables de la journée n’a pas été suivie correctement. 
  

5.       Problèmes de tensions dans la compagnie 
Nous avons eu une année chargée au niveau des activités. La fatigue empire la situation et le manque de compréhension entre les personnes. 
  
Nous tenons à rappeler les Valeurs de la compagnie :  
Liberté. 
Choix libre de devenir membre de la compagnie, membre adhérent ou effectif. 
Choix multiple d’activités, possibilité d’en proposer. 
Choix personnel d’implication dans la participation aux activités. 
La volonté de liberté pour prendre en main notre avenir nous a conduits à développer notre modèle de démocratie participative et consultative. 
  
Accueil. 
Accueil des nouveaux et des amis  dans la convivialité. 
Intégration active de tous. 
Acceptation des différences. 
  
Partage. 
Partage des compétences dans l’initiation, dans l’accompagnement, le parrainage. 
Partage dans les responsabilités, les activités, les décisions. 
Démocratie participative. 
  
Engagement. 
Engagement pour permettre à l’association de vivre. 
Bénévolat pour permettre à tous de profiter des bienfaits de l’association. 
La vie de la compagnie est faite de ce que chacun lui apporte et lui donne. 
  
Ecoute. 
Respect de la parole de chacun et écoute de tous. 
Démocratie consultative. 
  
Certains problèmes (en salle, aux RM, en activités) n’existent que parce que certains viennent empiéter sur les responsabilités et le travail des autres. Cela crée de l’agacement et des conflits. 
Ø  Nous demandons à TOUS de bien veiller à respecter les prises de responsabilités des autres ainsi que les limites des actions de chacun. 
Ø  Merci de veiller à vous adresser directement aux personnes en charge / concernées. Il ne sert à rien de parler d’un problème à des tiers dans le seul but de faire mousser les choses. 
Ø  Merci de faire attention à la manière de formuler les choses et au ton utilisé pour le dire. 
Ø  Merci également de faire attention aux sous-groupes qui se créer dans la compagnie. Avec un groupe aussi grand, il est inévitable que des affinités se créent. Pour autant des sous-groupes répétitifs et devenant exclusifs ne font PAS bon ménage avec la vie de groupe de l’ensemble de la compagnie. Se regrouper par affinités est normal, créer des clans ne l’est en aucun cas. 
  
Plusieurs comportements (inter)personnels, nuisant à l’ambiance et au fonctionnement de la compagnie, ont été notés. Une médiation, personnelle et/ou interpersonnelle, va être mise en place pour tenter d’améliorer la situation et la compréhension entre les personnes concernées. 
  

6.       Port des couleurs de compagnie 
Suite aux discussions qui ont eu lieu pendant l’année et à la volonté de rendre au paletot son usage militaire à bon escient, ainsi que le prix/temps de confection des paletots actuels, un changement de la manière d’arborer les couleurs de compagnie a été décidé. 
Ø  Les tabards / paletots ne sont désormais plus à utiliser que pour l’usage militaire (entrainements, bataille, activités de tir…). 
Ø  Les paletots ne seront plus produits aux frais de la compagnie. Après recherche, des modèles corrects (et les moins chers) pourront être achetés individuellement,  
o    soit chez Barbara (70-75eu, 0479.50.31.55),  
o    soit chez Amélie Leduc (cie des Dragons d’Argent, 50-60eu, amelie.leduc@hotmail.com
Ø  Des Echarpes de Cérémonie vont être commandées chez Barbara. À raison de 60 pièces * 16 euros. Ils remplaceront les tabards « offerts » à la cérémonie des Couleurs. Elles auront l’avantage de pouvoir être utilisées dans toutes les circonstances solennelles de l’ASBL, que ce soit en tenue med ou pas. 
Ø  Des Rubans de ceinture aux couleurs de la Cie, seront également commandés chez Barbara à raison de 25 pièces * 5euros. 
  
La mise en place du nouveau système sera débattue au prochain CA lors de la préparation du Tir du Roy. 
Nous rappelons que les tabards actuels sont prêtés aux membres et appartiennent toujours à la Compagnie (ce sera la même chose pour les écharpes de cérémonie). Les personnes quittant la compagnie doivent rendre cet équipement à l’ASBL. 
Les Rubans à pendre à la ceinture seront proposés à prix coutant à partir de Janvier à tout membre souhaitant arborer les couleurs de cie en toutes circonstances « med civiles », sans obligation aucune. 
  
Ces dépenses font partie du budget Cérémonie voté en AG passée. 
  
  
7.       Préparation du Tir du Roy 
Ø  Les designs des meubles personnels des 7 écus destinés à la cérémonie de l’Engagement ont été reçus. Les écus sont en cours de fabrication chez Rosario Baldone. Merci à lui. 
Ø  Les étains nécessaires à la 2eme cérémonie sont en cours de comptage par Olivier Harpigny, Gardien des Traditions. 
Ø  Nous avons reçu le feu vert de la commune pour l’occupation de l’Espace BeauBois, de la salle omnisport, et de la maison du Bailli le 28 janvier. 
Ø  Le CA a décidé d’inviter le Troll (Rainhold Cinibulk, chevalier d’arc français) à participer à la journée complète. 
Ø  Nous demandons à Christian de nous fournir si possible deux choix de menus différents sur un budget estimé actuellement à 25eu/p. 
Ø  Le banquet sera offert aux membres par l’ASBL et vendu aux accompagnants à prix coutant. 
Ø  Gilles Vermeire récolte des photos des activités de l’année en vue de faire un diaporama pendant le banquet, comme l’an passé. 
Ø  Nous devons lancer les invitations pour le drink de l’amitié au bourgmestre, aux échevins, à ABC et au syndicat d’initiative. L’invitation est ouverte aux familles et amis des membres et de la Cie. 
Ø  Heure estimée du drink : 11h à la maison du bailli. Selon déroulement des cérémonies du matin. 
Ø  Nous lançons un appel aux arbitres pour le Tir. Il n’y a pas d’obligation à ce que ce soient toujours les mêmes. Tous les membres de la cie peuvent concourir. 
Ø  Le Prince et le Roy ont déjà emportés des cibles Beursault traditionnelles pour les décorer afin d’offrir le tir à la Cie. 
Ø  Nous rappelons que la tenue médiévale est obligatoire pour toute la journée. Pour les nouveaux membres, des tenues peuvent être prêtées. 
Ø  Nous envisageons de demander la présence de la Maisnie Hellequin (à confirmer) pour le banquet. 
  
8.       Délégué Tir Nature 
Nous rappelons que Xavier Souris recherche une ou deux personnes pour l’aider dans sa fonction de délégué tir nature. Il ne s’agit pas d’un travail lourd (3-2 jours par an au delà des WE tir nature à BLC), mais indispensable à l’ASBL. Merci d’y penser. 
  
9.       Divers 
  
Ø  RM : des dégats ont été causés à cause d’une surtension électrique (responsabilité ABC). La glacière de la famille Classe (95eu) + réparations de la pompe à bière (122eu). La déclaration va être envoyée à ABC (ils en sont déjà informés). 
Ø  Vols à la salle omnisport : nous avons été volés une 3eme fois dans la réserve. Porte fracturée et armoires endommagées + vol de casiers de bières. Une 2eme plainte a été déposée à la police. Le bourgmestre a été informé mais n’a pas donné de réponse. 
  
  
Fin du CA : 2h40 
Prochaine réunion le 7/12 (préparation Tir du Roy et bilan de fin d’année, début de préparation de l’AG) chez Olivier, et le 11/1 (fin des préparatifs de l’AG) 
  
Pièces jointes :  
·         fichier excel du calendrier 2016 – 2017 
·         débriefing des RM 
  
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Kwakwa
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MessagePosté le: Mer 23 Nov - 09:20 (2016)    Sujet du message: Compte rendu CA du 31 /10 / 16 Répondre en citant

1..... Météo. 2
2..... Etat d’esprit 2
3..... Effectifs. 2
4..... Timing. 3
5..... Terrain et camp. 4
5.1.   Espace et disposition des lieux.. 4
5.2.   Arrangement des tentes. 4
6..... Carte Menu & programme. 5
6.1.   Présentation.. 5
6.2.   Contenu du menu.. 5
7..... Queurie. 7
7.1.   Repas chaud.. 7
7.2.   Repas froid midi 7
7.3.   Tartes. 7
7.4.   Repas  internes. 7
7.5.   Commentaires. 7
8..... Bar 8
8.1.   Bières. 8
8.2.   Softs. 8
8.3.   Saucisson / fromage. 8
8.4.   Buche d’hypocras. 8
8.5.   gobelets réutilisables. 8
8.6.   Commentaires. 8
9..... Initiation. 9
9.1.   Matériel 9
9.2.   Commentaires. 9
10... Peinture de blasons pour enfants. 10
11... Messe d’adoubement en latin et mini cortège. 10
12... Côté technique. 11
12.1.        Montage / démontage du camp.. 11
12.2.        Déco du camp.. 11
12.3.        Matériel 11
13... Caisse, tickets  et cautions. 12
13.1.        Fond de caisse. 12
13.2.        Tickets et cautions. 12
13.3.        Commentaires « caisse ».. 12
14... Budget 13
14.1.        Dépenses. 13
14.2.        rentrées. 13
14.3.        Bénéfices. 13
15... Organisation globale (ABC) 13
16... Commentaires généraux. 14
17... Plans. 15


  
 
 
1.         Météo
La météo a été excellente le samedi (2/3 des ventes) et pluvieuse le dimanche matin. 
 
 
Donc une très forte affluence le samedi, puis un démarrage lent le dimanche matin jusque 13-14h. Le dimanche après-midi le public est revenu en force 
 
 
  
 
 
2.         Etat d’esprit
Très bonne prise en charge des préparatifs par chacun. 
 
 
Assez de participants (membres et aides = une cinquantaine de personnes) pour permettre un roulement régulier des postes et que la charge de travail ne devienne pas « hors limite ». 
 
 
Quelques soucis en cours de we, notamment sur le système des tickets et des cautions (à réétudier). 
 
 
Les consignes de sécurité (terrorisme) ont été un peu plus contraignantes mais on s’est adapté (pas de couteau ou d’épées sauf stricte nécessaire, déclaration des listes de participants). La police était bien présente mais pas invasive, plutôt compréhensive tant que les consignes (points d’accès et fouilles des sacs volumineux) étaient respectées. 
 
 
Cela n’a pas freiné le public : 20.000 visiteurs sur le we (surtout le samedi). 
 
 
  
 
 
3.         Effectifs Nous avons eu plusieurs personnes pour nous aider (merci à eux) et cela nous a donné largement les effectifs pour assurer le taf du weekend (lourd malgré tout, comme à chaque RM). Nous avons eu cependant plus de monde qu’il y a deux ans.
Initiation : 14 contre 7 en 2014.
Bar : 10 contre 5 en 2014.
Queurie : 10 contre 5 en 2014.
Caisse : 4 (+1 en après-midi) contre 2 en 2014 => on ouvre une 2eme caisse pour plus de fluidité.
Peinture sur blasons : 2-3p
 
En fonction du déroulement de la journée et des coups de feu, un rééquilibrage des équipes a été fait pour envoyer des effectifs en renfort de l’une à l’autre, par pirlouit ou moi, en collaboration avec les 3 responsables de groupes (scrat, cockatrix et kwakwa).


  
 
 
Il était recommandé aux équipes de se structurer en deux groupes par tournantes, ou selon les coups de feu du public. Une attention doit être portée aux fins des grosses animations (flux énorme de public a la sortie des joutes équestres… 2h debout sous le soleil, ça fait soif) 
 
 
  
 
 
4.         Timing
Vendredi  
 
 
9h30 : rdv au hangar pour sortir le matériel et charger les remorques 
 
 
10h : accès au terrain de camp et début du montage avec une équipe, pendant que une 2eme équipe chargeait le reste du matériel dans les remorques pour d’autres transports. Montage d’abord des tentes bar et queurie, puis de l’auvent et des autres tentes. Montage des tables, bancs et arrangement des intérieurs de tentes ensuite. 
 
 
Soir : drink ABC, on a envoyé une délégation de 5 personnes 
 
 
20h : repas en compagnie 
 
 
  
 
 
Samedi 10 septembre 9h : début du regroupement des troupes sur le camp (pour les matinaux) 10h : tout le monde doit être présent pour préparer l’initiation/bar/taverne 10h : fermeture des accès (les médiévistes doivent être sur place, véhicules retardataires évacués hors du camp).
11h : ouverture au public. Début de l’initiation. Démarrage du bar/taverne.
12-13h : repas froid par tournante des équipes. L’initiation et le bar/taverne continuent à tourner pour le public.
19h : fin de l’initiation (on s’arrête là, même s’il y a encore du public jusque 21h). Rangement du matériel d’initiation dans une tente matos du camp.
19h : annonce de la fermeture du bar (dernière tournée) et de la taverne.
20h repas chaud en cie. Moment de détente plus qu’utile.
21h : fermeture du « marché » (ce inclus le campement) au public. Début des animations sur la grand place (concert …)
Apres le repas : débriefing de la journée et topo pour le lendemain.
Cérémonie, présentation des colliers de Roy et de Prince.
Fin de soirée, détente libre sous l’auvent et début de la veillée d’arme de Thibaut.
Dodo mérité
 
Dimanche 11 septembre
8h30 : regroupement sur le camp pour les participants à l’adoubement
9h-9h15 : départ du défilé vers l’église (avec haltes à la maison du bailli et la cure avant de revenir à l’église). Timing exact du défilé à confirmer, en cours d’élaboration.
10h : regroupement au camp pour les non participants à l’adoubement. Préparation du bar/taverne.
10h : fermeture des accès au camp pour les médiévistes.
10h30 : début de la messe
11h : ouverture au public. Démarrage du bar/taverne/queurie avec les effectifs non présents à la messe. Ouverture de l’initiation le matin UNIQUEMENT si assez d’effectifs (non impératif).
12h : fin de messe. Retour au camp en défilé via la rue des comtes de robiano.
13h : repas froid des troupes par groupes. Bar/taverne ne peut s’arrêter pour le public. Si l’initiation a commencé, elle doit se poursuivre (renfort des effectifs de messe).
19h : fin des animations et fermeture au public.
Restauration rapide (comme pour toute fin de camp)
Démontage du camp.


  
 
 
Note : le dimanche matin, la priorité a été mise sur les cortèges et la messe d’adoubement pour des questions « politiques », de visibilité et de relations avec ABC. Les bar/taverne et initiation ont donc moins tourné. Risque financier calculé et accepté. Au final vu la mauvaise météo cela a peu porté a conséquences jusqu’à midi (peu de public). Le temps que les effectifs de messe reviennent et mangent, le manque d’effectifs à surtout concerné la période 13-14h. Impact mineur. 
 
 
  
 
 
5.         Terrain et camp
2eme année à la plaine du Hain. Le succès du campement ne se dément pas. 
 
 
Quelques soucis avec la régularité du sol. 
 
 
5.1.     Espace et disposition des lieux
Même emplacement « en entrée de camp venant de Robiano » que la fois passée. Emplacement impeccable de notre point de vue. 
 
 
Espace de vente : 16m entre le fossé et la clôture. Env. 15m de profondeur. 
 
 
Espace logement : 23m de long depuis le fossé, sur 15m (entre clôture du fond et le fossé longitudinal) 
 
 
La zone des tables sous et hors auvent a été augmentée de ¼ par rapport à l’édition passée (tables dépassant de 1 rang hors auvent sur les deux cotés). Difficile de faire plus. Tout a été occupé quasiment en permanence. 
 
 
Voir plans et photos en fin de document. 
 
 
  
 
 
Espace initiation, comme la fois passée, à l’ancien hangar en ruine, rue de robiano, au niveau du pont et du moulin. Très bon emplacement vis-à-vis du public : juste avant les embouteillages entre Picqué et le moulin. Le public s’arrête naturellement. Vu qu’il n’y avait pas d’initiation sur le parvis de l’église (FA avaient un espace dédié surtout au tournoi et 2h max/jour à l’initiation sur le camp), c’est la 1ere animation dédiée au public que le public rencontre en descendant. Grosse foule en continu. 
 
 
Distant du camp (10min à pied vu la foule) mais gestion efficace par talkie-walkie. 
 
 
  
 
 
5.2.     Arrangement des tentes
Auvent en coin, ouvert vers le coté robiano. Deux cotés ouverts invite plus à entrer. 
 
 
Queurie entre l’auvent et le fossé, bac à feu et queurie le long de l’auvent. Bar dans la prolongation de la queurie (moins visible du public).  
 
 
Caisse 1 et animation enfants (blasons) sur le fond de l’auvent dos au maïs. 
 
 
Une 2eme caisse a prouvé son utilité entre la zone queurie et le bar 
 
 
Les tentes de « logement et stockage matériel perso » ont été suffisamment nombreuses. On aurait pu loger 1/3 de membres en plus. 
 
 
-       1 personne logeant dans le bar pour surveillance (matériel a déplacer en journée) 
 
 
-       Tref 1 matériel divers 
 
 
-       Tente alchi pour 2 personnes (aurait pu etre 3) 
 
 
-       Cavaliere 1 pour 1 logeur (cupidon, veillée d’arme) + matériel initiation 
 
 
-       Cavaliere 2 pour leodio (3 invités, on peut placer 4 personnes sur matelas) 
 
 
-       Tref 2 pour 2 logeurs (peuvent etre 4) 
 
 
-       Double tref pour famille bourdon (7p) 
 
 
-       Poivriere cerbere pour matériel + 1 logeur (peuvent etre 2 voir 3 ?) 
 
 
-       Possibilité de placer une autre petite tente sur l’espace, ou une grande tref à la place de la poivriere. 
 
 
6.         Carte Menu & programme 6.1.     Présentation
Carte A4 *20, 1/table + caisses et table de vente des tartes + bar + initiation (oublié),  
 
 
Carte A3 * 6, 3 poteaux + 2 caisses + bar  
 
 
Clair et lisible. Bon design fait par Anne et Mandragore. 
 
 
  
 
 
6.2.     Contenu du menu   Ses dégustations
-          Part de tarte                                                                                     1.50 €
-          Tartine de fromage blanc / terrines de canard                   4.00 €
-          Assiette de poulet  (sucré/a l’abricot)                                    8.00 €
-          Portion de fromage, saucisson, bœuf séché ou mixte     2.00 €
 
Ses boissons
-          Soft                                                                                                      2.00 €                   > imposé par ABC
(coca, coca zéro, fanta,  sprite, eau pétillante)
-          Primus (au fut)                                                                                2.00 €                   > imposé par ABC
 
-          Framboise (bouteille)                                                                   2.00 €
-          Pêche (bouteille)                                                                           2.00 €
-          Blanche de Bruxelles (bouteille)                                               2.00 €
-          Kriek (au fut)                                                                                    2.00 €                    > imposé par ABC
 
-          Barbar Blonde (au fut)                                                                 2.50 €    > tarif à revoir pour 33cl
-          Barbar Brune (au fut)                                                                   2.50 €> > tarif à revoir pour 33cl
 
-          Café / thé                                                                                          1.00 €
 
En Exclusivité
-          La Buche d’hypocras                                                                     5.00 €
5 verres (blanc, rouge, violette, sureau, rosé) + accompagnements
-          Le verre d’hypocras (au choix)                                                  1.00 €
 
Caution :
Les godets RM plastiques réutilisables ont une caution de 1€      > imposé par ABC, OK
Les verres RM en verre réutilisables ont une caution de 5€          > imposé par ABC, estimé cher
Une caution de 1€ pour les ramequins des saucissons et fromages et verre hypocras
Les buches d’hypocras ont une caution de 5€                     (Les buches ne peuvent quitter la taverne)
 
La majorité des boissons sont parties le samedi (très chaud et ensoleillé), le reste le dimanche apm (matin pluvieux).
Bœuf séché : attention conservation. 3 ont pourris. Partie pourrie découpée et le reste a été vendu sans problème. Tout est partit.


 









Achats queurie


Quantité achetée


Quantité vendue


Quantité restante


Fromage blanc
+ 10 bottes de radis
+ 11 bottes de ciboule petits oignons


10-11 kg


tout


1 pot de cornichons et de petits oignons restants (seront réutilisés car pas ouverts)


Pâtés au canard


5


4.5 le samedi + 0.5 le dim.


0


Pain bucheron


8


4.5


3.5


poulet


60kg


tout


½ seau pour dimanche soir


éblis


10 boites


5 boites


5 boites  (pour camps)


tartes


25


20


1 rubarbe (problème de frigo : invendable)
+ 4 frangipanes



Le poulet restant a été consommé au repas du dimanche soir avec le restant de chili courgette carne du vendredi soir.






























Achats bar


Quantité achetée


Quantité vendue


Quantité restante


Fut barbar brune


4


2.5


1 rapporté


Fut barbar blonde


6


Tout (majorité samedi)


0


Fut kriek


3


2.5


0


Fut pils


2


2


0


 


 


 


 


Bac kriek


 


 


2 complet + 1 entamé


Bac barbar blonde


 


4 (après fûts)


0


Bac barbar spéciale 140 ans (interne)


2


2


0


Bac pêche


2


2


0


Bac framboise


3


3


0


Bac blanche


4


3.5


0.5 au bar


Bac primus


2


0.5


1.5 au bar


Bac barbar brune


3


0


3 au bar


Hypocras (8L/gout) + bouteilles blanc


40L


Quasi tout


Quasi rien + qqs bouteilles


 


 


 


 


Soft fanta 1.5L


 


 


49 bt


Soft sprite 1.5L


 


 


11 bt


Soft coca 2L


 


 


23 bt + 1*1.5L


Soft coca zero 1.5L


 


 


24 bt


Soft eau petillante 1.5L


 


 


11 bt


 


 


 


 


Gros saucisson


 


 


1.5


Fromage gouda colruyt


 


 


2/3 de bloc


Fromage du bailli


 


 


1/4 de bloc


Bœuf seché


4 faits


4


0



Attention les verres RM à bière spéciale sont des verres de 33cl et non plus les godets de 25cl. 1/3 de bière servie en plus « sans revenus » par rapport à l’an passé. Prévoir plus de futs !!!

7.         Queurie 7.1.     Repas chaud

Poulet « à la médiévale » (sucré salé à l’abricot). S’est bien vendu. Reste très peu le dimanche soir (1/2 seau) et distribué aux compagnons avant démontage. Bonne quantité, mais manque de sauce (devient sec). 
 
 
  
 
 
7.2.     Repas froid midi
Tartines de fromage blanc + radis et oignons. Tartines de terrines appréciées (en prévoir plus) 
 
 
Frais, facile à manger. Peut-être faire un effort sur la présentation ( à étudier) 
 
 
  
 
 
7.3.     Tartes
25 tartes faites en interne. 4 tartes restantes, distribuées lors du démontage. Bonne quantité. La tarte à la rhubarbe est très bien partie. 1 rhubarbe a du être jetée mais serait partie si elle avait été en vente. 
 
 
  
 
 
7.4.     Repas  internes
Chili courgette carne de Cerbere le vendredi soir (quantité ?). Il en restait pour le samedi soir et dimanche soir. 
 
 
Samedi midi et dimanche midi, sandwiches jambon-fromage (plus facile à manger pendant les animations). 
 
 
Samedi soir, poulet vendu au public + chili. 
 
 
Dimanche soir, les restes de poulet, de chili et de tartes. 
 
 
  
 
 
  
 
 
7.5.     Commentaires 
-          Servir les tartines de fromages blancs et terrines sur assiettes ou planches et non sur serviettes 
 
 
-          Tables de présentation avec nappes (stock donné à Kwakwa) 
 
 
-          Attention, le repas chaud devient sec à force de chauffer et réchauffer. 
 
 
-          Eau chaude du boiler très utile pour la vaisselle de la queurie 
 
 
  
 
 
  
 
 
8.         Bar
Le bar a tourné les deux jours de 10h30 (environ) à 19h annonce de fermeture / 19h15 fermeture des caisses / 19h30 fermeture du service pour libérer l’auvent à 20h (soit repas et cérémonies, soit démontage) 
 
 
8.1.     Bières
Succès des bières fruitées et faible pour la Blanche (mais à continuer c’est un effet de mode) 
 
 
Barbar blonde très vite épuisée, mais probablement dû à la quantité dans les verres (33cl et non plus 25cl). A prendre en compte. 
 
 
Barbar brune peu partie à cause de la chaleur (dépendant d’une année à l’autre). 
 
 
Diversité de la carte très appréciée. 
 
 
  
 
 
8.2.     Softs
Grande quantité prévue,  
 
 
Il était prévu 3 bouteilles de soft / équipe et /demi-jour. Apprécié même si une telle quantité n’était pas nécessaire. Peut-être revenir à 2 bouteilles. 
 
 
  
 
 
8.3.     Saucisson / fromage
Saucisson de l’abattoir. Bien apprécié. 
 
 
Gouda du colruyt 6kg, diversifié avec du fromage du Bailli 4kg (production locale). 
 
 
Bœuf séché, diversification intéressante. 
 
 
  
 
 
8.4.     Buche d’hypocras
Apprécié même si pas assez mis en valeur cette année. 
 
 
Buches mises en expo à chaque caisse le dimanche pour expliquer. Quelques bouteilles de blanc (phoenix) ont été utilisées pour faire déguster et tenter d’attirer le public. 
 
 

 
 
8.5.     gobelets réutilisables
Quantités commandées ? 
 
 
On est très vite tombé à court de verres en plastiques (prévoir le double) 
 
 
Quantité de verres spéciaux : 4* trop. En prendre moins à l’avenir. 
 
 
  
 
 
  
 
 
8.6.     Commentaires
-          Caution gobelet et verre « RM », difficile à gérer et cher (système de jetons, fournis par ABC). De plus, les verres faisaient 33cl hors nous avions prévu nos ventes et nos prix sur du 25cl. 
 
 
-          Proposer du cervelas avec moutarde pour compléter les portions saucissons, fromages, … 
 
 
-          Rangement du bar et nettoyage des tables, décorations de tables, … 
 
 
-          Faire goûter les hypocras aide énormément à en vendre 
 
 
-          Commander plus de bières, surtout les fruitées, on aurait pu en vendre encore plus. Et comme le brasseur reprend les invendus, pas de risque de perte. 
 
 
9.         Initiation
Pas de tir prêt pour 10h30 (les deux jours, avec une petite équipe le dimanche matin pendant l’adoubement). Arrêt de l’initiation à 19h (les deux jours). 
 
 
100 flèches de cie ont été refaites pour les RM. 
 
 
  
 
 
9.1.     Matériel
-          Prévoir 3 paillons moyens (pas les grands pour la facilité de transport) plutôt que 2 vu l’affluence. 
 
 
-          2 grands filets de sécurité + 4 piquets 
 
 
-          3 barrières nadar ( !!!) + 3 parpaings de barrière heras pour l’accrochage au sol 
 
 
-          1 grand piquet d’auvent (de réserve) pour le fléchage (jaune) en hauteur, visible de loin rue de robiano 
 
 
-          3 bancs de brasserie 
 
 
-          4 panneaux déco château 
 
 
-          1 table de brasserie ou petite carrée moderne pour la caisse 
 
 
-          1 ou 2 porte-arcs 
 
 
-          3 paniers/bacs à flèches 
 
 
-          Panneaux CAB + liste des prix + fléchages « tir à l’arc » 
 
 
-          Carte des menus de la taverne 
 
 
-          Une bâche (bleue ancienne queurie) embarquée et prévue pour placer au-dessus de la caisse mais non utilisée. L’abri a été fait par deux panneaux château déco et 4 piquets… 
 
 
  
 
 
9.2.     Commentaires
-          Prévoir un auvent pour le pas de tir, afin de protéger les arcs, les tireurs et les initiateurs en cas de pluie légère. => prévu mais non utilisé 
 
 
-          Un seul grand paillon et les deux petits seraient parfaits, compte tenu de la distance et de l'espace. Ce sera plus simple à transporter. 
 
 
-          Tarification des flèches => prévu mais non trouvé au hangar au chargement 
 
 
-          Trophée : les flèches cassées plaisent-elles comme « souvenir » ? 
 
 
-          Tournoi amateur à l’initiation peu utile, perte de temps et d’argent durant le tournoi. Accessible à très peu de monde de façon aléatoire et arbitraire, des personnes non encore initiées y participent. Le tournoi permet cependant de casser le rythme monotone de l’initiation, de faire une animation plaisante. 
 
 
ð  Le tournoi a été fait le samedi et pas le dimanche vu l’affluence. Suggestion de ne plus le faire (perte de temps par rapport au flux et aux demandes massives en initiation). N’apporte rien en terme de publicité vu que le public est la (et plus de gens s’amusent en même temps à l’initiation, que pendant le tournoi). 
 
 
-          Bac-frigo pour maintien au frais des boissons 
 
 
-          Rapprocher l’initiation du camp => emplacement rue de robiano impeccable point de vue visibilité et affluence du public. Un emplacement sur le campement n’aura jamais la même affluence. 
 
 
  
 
 
L’initiation a rapporté plus de 800euros sur les deux jours. 
 
 
  
 
 
10.     Peinture de blasons pour enfants
Apprécié et fait un attrait quelques heures par jour (indiquer les horaires d’ouverture clairement) pendant que les parents sont au bar. 
 
 
Marianne étudie une diversification/changement pour l’édition suivante. 
 
 
  
 
 
11.     Messe d’adoubement en latin et mini cortège
Gros défi de mettre en place avec ABC une cérémonie historique d’adoubement. Participation très appréciée par ABC (Paul).  
 
 
Le résultat a été à la hauteur des attentes d’ABC, du public et des médiévistes présents. 
 
 
Samedi soir : temps de partage entre Thibaut et la cie, puis petite procession aux lanternes jusqu’à la chapelle sainte croix aux monts, et veillée d’armes. Très belle ambiance. 
 
 
Cortège le dimanche matin jusqu’à l’église en passant prendre la cour du Hainaut et le prêtre avant d’arriver a l’église. 
 
 
Sortie de messe en cortège, avec le cheval de Perrine attendant le nouveau chevalier. Beau visuel et cheval très calme dans le public. 
 
 
Beau résultat. 
 
 
  
 
 
12.     Côté technique 12.1. Montage / démontage du camp
Attention, la nuit tombe vite vers 19-20h. 
 
 
Assez de monte autant au montage qu’au démontage. Travail efficace et bien répartit. Bonne prises d’initiatives de beaucoup de monde. 
 
 
Fin du démontage vers minuit (contre 2h du matin la fois passée). 
 
 
  
 
 
12.2. Déco du camp
Banderoles-oriflammes prises au hangar mais oubliée d’être installée sur l’auvent, dommage. 
 
 
Un panneau « bar-repas » a été préparé par Trucmuche et place en hauteur sur l’auvent face à Robiano. Très utile et indicatif pour le public. 
 
 
Pas de nappes ni de bougies sur les tables. La déco n’a pas manqué et permettait un renouvellement plus simple au niveau du public (tables prêtes directement à accueillir de nouveaux consommateurs). 
 
 
  
 
 
12.3. Matériel
Bar : table cockatrix (pompes) + table normale en intérieur + frigo vitrine + frigo en prêt + grand bahu + évier moderne 
 
 
queurie : 1 table normale + 1 petite table moderne carrée + 2 frigos de camp + 1 petit bahu + frigo box en prêt. (peu de surgelés à conserver pour ce plat chaud ci, donc le bahu a surtout servi de stockage et de table) 
 
 
Service + caisse 2 : 2 grandes tables queurie + 1 petite table 
 
 
Caisse 1 : 1 petite table + banc (huttois) 
 
 
Ecusson : 1 table brasserie + 2 bancs brasserie de cie 
 
 
Initiation : 1 petite table moderne carrée + 3 bancs brasserie + 3 barrières nadar + 3 blocs de soutient heras + 2 grands filets + perches + 3 grandes cibles + trépieds + paniers/caisses a flèches + arcs + flèches + monnaie med + 4 panneau « château » 
 
 
Taverne : 2 tables normales restantes + 6 bancs « petit jean » + 1 banc brasserie de cie + 3 tables brasserie ABC + 6 bancs brasserie ABC + 15 tables brasserie + bancs brasserie 
 
 
  
 
 
Total des bancs brasserie (internes et externes) : 40 
 
 
  
 
 
  
 
 
Note : envisager d’acheter deux frigos (sans partie congelo) dont un « vitrine », en plus pour les RM. A étudier selon espace de stockage au hangar. 
 
 
13.     Caisse, tickets  et cautions
Deux caisses, une avant le bar et une entre le bar et la zone de service repas. Bons emplacements et flux du public plus facile à gérer. A refaire. 
 
 
  
 
 
13.1. Fond de caisse
60* 0.50eu 
 
 
90* 1eu 
 
 
60* 2eu 
 
 
130* 5eu 
 
 
48* 20eu 
 
 
49* 50eu 
 
 
Total :   2500eu 
 
 

Besoin de 2* plus de monnaie et moins de billets. 
 
 
Garder la moitié de monnaie en réserve, et réapprovisionner les 2 caisses « camp » régulièrement. 
 
 
Commander les fonds de caisses à l’avance auprès de la banque. 
 
 
Réapprovisionnement régulier des caisses « camp » en monnaie par la caisse « initiation » (contact et gestion des besoins/fonds via talkie-walkie, très efficace). 
 
 
  
 
 
13.2. Tickets et cautions
Système à revoir, soit par type de ventes (et non par prix), soit via des feuillets détaillant les ventes avec exactitude (essayé le dimanche). 
 
 
Les cautions DOIVENT être inclues au verre (pas de tickets dédié aux cautions, on commande un verre la caution est inclue au ticket). Le retour des verres se fait directement aux caisses contre remboursement. Un bac doit être prévu derrière chaque caisse pour récolter la vaisselle sale (verres seulement) et vidé régulièrement par l’équipe bar. Retirer tout ticket « caution » de la circulation.  
 
 
  
 
 
Le comptage des ventes sur une feuille « à cocher » a été arrêté le samedi vers 16h au moment du rush après les joutes équestres. Rythme impossible à suivre. Il n’a pas été repris ensuite. L’idée était bonne mais impossible à mettre en pratique. 
 
 
L’idée d’utiliser des feuillets de commandes précises est à étudier pour remplacer les tickets. Ces feuillets seraient impossibles à réutiliser… et en les conservant dans deux boites (bar et repas) ils permettraient un comptage ultérieur et précis des ventes (prévoir deux « boites aux lettres » de récolte, ou planches à clou). 
 
 
Dans ce cas, prévoir des feuilles « bar » et des feuillets « repas » séparés. 
 
 
  
 
 
Utilisation de calculatrices aux caisses 
 
 
  
 
 
Attention, utilisation de jetons de couleur au bar principal d’ABC sur la grand-place mais pas d’explication de remboursement sur place. On a dû refuser de rembourser du public qui venait chez nous avec ces jetons pour se faire rembourser. Ce sont les verres qui sont remboursés pas les jetons ! 
 
 
  
 
 
13.3. Commentaires « caisse »
-          Système de tickets « vendu » : Un carton de commande général (un « Bar », un « Repas »), beaucoup plus facile à gérer, mais à détailler plus (pêche, kriek, framboise, coca, fanta, sprite, hypocras, etc.…) et écrit assez grand. Ou Tickets de couleurs/ valeurs ? 
 
 
-          Encore plus de monnaie, tant pour la caisse que pour l'initiation 
 
 
-          Visibilité de la caisse du côté clôture à améliorer 
 
 
-          Auvent 4*4 pour la 1ere caisse contre la clôture. Auvent de la tente jaune/rouge pour la seconde caisse 
 
 
14.     Budget 14.1. Dépenses
-          100euros de forfait caution pour les gobelets/verres. Récupérés via le public ou en rendant le stock restant à ABC. 
 
 
-          Frais de réparation des pompes (remboursement ABC, problème électrique) : 122.21eu 
 
 
  
 
 
-          375eu de frais de gobelets et verres (casses …) 
 
 
-          Fond de caisse 2500 euros 
 
 
-          Queurie : 1042.12eu (inclus 25 tartes faites en interne : 93.41 eu) 
 
 
-          Pochoirs : 18.75eu 
 
 
-          Bar : 2236.74eu 
 
 
-          Initiation : 17.79eu (saucissons pour prix tournois…) 
 
 
-          Divers : 22.98eu 
 
 
Total dépenses : 6213.38 eu 
 
 
  
 
 
14.2. rentrées
-          Bar + queurie : 6580.35 
 
 
-          Initiation : 1677.85 
 
 
Total rentrées : 8258.20 eu 
 
 
-          Report au bar : 197.78eu (soft et bacs restants) 
 
 
  
 
 
14.3. Bénéfices
Résultat Total : 8.258,20€ - 6.213,38€ + 197,78€ = 2.242,60€ 
 
 
En 2014 : 2.064€ 
 
 
En 2012 : 1.712,83€ 
 
 
  
 
 
Note : les bénéfices auraient pu être plus importants, mais ils ont été grevés par deux facteurs  
 
 
-          Les verres de 33cl au lieu de 25cl pour les spéciales (barbar et kriek). 1/3 de bière servis en plus, ce qui peut expliquer la consommation rapide des futs le samedi. 
 
 
-          Le mauvais temps du dimanche matin. Hors de ce moment-là, l’espace auvent (augmenté de ¼ par rapport à l’édition passée) était full en continu. 
 
 
  
 
 
15.     Organisation globale (ABC)
-          Problème d'électricité (400V vs 220V) et dégâts occasionnés  
 
 
-          Gestion des déchets, pas de sacs fournis alors que promis, et manque de poubelle en général sur le site  
 
 
-          Système de toilette  
 
 
-          Pas de musiciens ou autres dans notre coin/ prairie  
 
 
-          Prairie à dosser/ aplatir  
 
 
-          Visibilité de la prairie à partir de la rue des comtes de Robiano  
 
 
-          Très beau spectacle de joutes équestres  
 
 
16.     Commentaires généraux
  
 
 
-          Veiller à ce qu’il y ait une équipe minimum à chaque stand (voir responsable de stand) 
 
 
-          Garder les tickets de ventes (repas, softs, bières, …) pour comptage et statistiques. 
 
 
-          Les tickets « repas » et « boissons » pour les membres sont peut-être à revoir. Règles pas totalement suivies, tickets pas d’office pris par le bar ou la queurie, … 
 
 
-          Manque de frigo congélateur (fraicheur des boissons), prévoir pour budget 2017/2018 un bahut et un frigo vitrine à acheter  
 
 
-          Poubelles pour le public sous le auvent 
 
 
-          Bon nombre de personnes (membres, bénévoles, …). Mais attentions si plus d’activités ou à moins de personnes. 
 
 
-          Meilleures estimations des stocks à prévoir (repas et bar) 
 
 
-          Boissons pour les différentes équipes très appréciées 
 
 
-          Equipes très autonomes 
 
 
-          Très bonne gestion des Coordinateurs des RM - Archers du bailli (bonne idée les talkies-walkies) 
 
 
-          Belle et bonne ambiance générale 
 
 
-          Bonnes relations avec ABC, avec le Maréchal et les artisants « voisins » durant le weekend 
 
 
-          Glaces d’Evrahim au montage : à refaire ! 
 
 
-          Montage : refaire le même timing, prévoir la tente queurie pour la queurie et une autre tente pour le bar. 
 
 
-          Démontage : vite de moins en moins de membres, réfléchir à la possibilité de démonter la fin le lundi. 
 
 
-          Accès au camp pour les véhicules très difficiles plus tôt que prévu au montage et plus tard au démontage mais on a su faire avec 
 
 
-          Changements organisationnels décidés sur le terrain sans concertation par des intervenants n’ayant pas toutes les compétences décisionnelles, ni toute la responsabilité pour en évaluer le besoin et la faisabilité. Cela a fortement perturbé les autres personnes impliquées. Ex : système de tickets, emplacement des caisses, etc. 
 
 
-          Cérémonies samedi : en bon équilibre avec la soirée du camp. 
 
 
-          Adoubement : à la hauteur de ce qui était promis, avec des bons moments et quelques petits couacs pour le souvenir. 
 
 
-          La(es) tente(s) « stockage affaires perso » est une très bonne idée, mais encore des affaires perso dans la tente queurie. 
 
 
-          La tournée « générale » a été très appréciée. 
 
 
-          Lister le matériel (de bricolage, de queurie, …) chaque stand aura besoin (exemple : le bar a eu besoin de plats de queurie alors que la Queurie en avait besoin aussi). 
 
 
-          Le rayonnage des tentes peut être utilisé comme étagère (mais choses légères). 
 
 
  
 
 
17.     Plans

 
 
 

 
 

 
 

 
 
 
 
 
 
 
photos tente queurie 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
Photos zone bar 
 
 
 
 

 
 
 
 
Plan de 2014 avec dimensions, réutilisé cette année. En orange le fossé de drainage. 
 
 
 
 
 






 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
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MessagePosté le: Mer 23 Nov - 09:48 (2016)    Sujet du message: Compte rendu CA du 31 /10 / 16 Répondre en citant

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MessagePosté le: Mer 23 Nov - 09:54 (2016)    Sujet du message: Compte rendu CA du 31 /10 / 16 Répondre en citant

A compléter au fur et à mesure des annonce de camps/activités qui se présenteront: 
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MessagePosté le: Aujourd’hui à 06:16 (2017)    Sujet du message: Compte rendu CA du 31 /10 / 16

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