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Compte rendu du CA du 7 / 12 / 16

 
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Kwakwa
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MessagePosté le: Mar 20 Déc - 09:20 (2016)    Sujet du message: Compte rendu du CA du 7 / 12 / 16 Répondre en citant

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Compte-rendu de réunion du CA du 7 décembre 2016
  
 
Présents : Xavier Souris, Olivier Harpigny, Gilles Vermeire, Bruno Detienne, Christophe Classe 
 
Secrétaire de séance : Bruno Detienne 
 
Début de la séance : 20h00 chez Olivier Harpigny 
 
Sauf information contraire, toutes les décisions prises pendant ce CA ont été prises à l’unanimité des membres présents. 
 
  
 
Ordre du jour : 
 
·         Mots du trésorier 
 
·         Gestion de l’alcool lors des activités 
 
·         Gestion des problèmes interpersonnels 
 
·         Modification du port des couleurs dans la cie 
 
·         Tir du roy 
 
·         Préparation de l’Assemblée Générale 
 
·         Divers 
 
  
 
1.       Mot du trésorier  
 
Bilan financier mis à jour au 10/12 (bilan complet reçu après la réunion) 
 
o    Le renouvellement des cotisations LFBTA des retardataires sont en ordre. 
 
o    Gilles Vermeire fera les rappels de payement des dettes de camps ce weekend. On demandera à l’avenir aux maréchaux de mieux aider le trésorier à faire le suivi des dettes de camp (le bilan et les rappels). 
 
o    La nouvelle commande de futs en cèdre pour flèches en stock est payée et arrivée. Attention les prix du fournisseur augmentent à 1.50eu le fut (au lieu de 1.20 avant et de 2.50 dans le commerce). 
 
o    Suite aux problèmes de vols dans la réserve en salle omnisport il a été décidé d’interpeller une dernière fois la commune pour savoir ce qu’ils vont mettre en place (nous ne sommes pas le seul club volé). En cas de non réponse, le CA vote le budget de 250eu (max) pour l’achat d’une caméra de surveillance interne à la réserve de rangement. 
 
o    Pour la réparation de l’auvent feu (le fil de couture fond à la chaleur et les coutures doivent être refaites d’urgence), Rosario Baldone a trouvé du fil ignifuge à 70eu la bobine. Le CA donne le feu vert pour l’achat et la réparation. 
 
o    Nous rappelons que le payement des cotisations est attendu à partir du 1er janvier (et pas avant svp pour des raisons de comptabilité) 
 
  
 
2.       Gestion de l’alcool lors des activités 
 
Nous tenons à souligner ici un problème qui devient récurrent et pour lequel des plaintes sont de plus en plus régulières. Il y a un souci de consommations de bières non comptabilisées / non payées de plus en plus récurrent. 
 
Il ne s’agit ici en aucun cas d’un problème d’ébriété (ce problème n’existe pas dans la Cie et ne doit pas apparaitre), mais d’un problème de respect des autres et des règles/timing mis en place par les responsables d’activités. Un problème comptable également. 
 
·         Un arrêt « bières » en cours de montage de camp, provoque une cassure du rythme de montage et beaucoup de difficulté pour le groupe de s’y remettre. 
 
·         Alors que les « bières d’après bataille » étaient , il y a quelques années, accordées exceptionnellement après une bataille particulièrement longue ou sous le plein soleil, sur décision unique du responsable… c’est maintenant devenu un droit acquis, non discutable, et s’étendant à des bières pendant le montage/démontage ET le chargement / déchargement. 
 
·         Certains en viennent à réclamer (comme si cela était normal) des bières gratuites après entrainement. Ou des bières aussi gratuites que le vin. 
 
·         On emmène deux frigos en campement, sois disant pour la conservation de la nourriture… 1.5 frigos sont uniquement remplis de bières. Les frigos faisant une part non négligeable du volume et du poids des transports… cette justification ne tient plus. 
 
Il y a une dérive certaine, que personne au CA ne souhaite voire se poursuivre. 
 
La Compagnie n’est PAS un endroit où l’on vient pour picoler et ne doit pas le devenir. 
 
En conséquence de quoi, les décisions suivantes sont prises et seront applicables pour TOUTES les activités de l’ASBL : 
 
·         Les eaux/softs restent toujours disponibles et payés par l’ensemble de l’activité pour les membres participants. 
 
·         On rappelle que l’alcool ne désaltère pas. Même s’il fait plaisir… 
 
·         UNE boisson alcoolisée (bière ou vin) reste autorisée de manière modérée pendant le temps de midi, tel que c’est d’application aujourd’hui et bien respecté par tous
 
·         AUCUNE boisson alcoolisée ne sera plus autorisée en journée à l’exception du temps de midi. Les boissons alcoolisée ne seront plus permises en fin de journée qu’à partir de : 
 
o    La fin de TOUT rangement (tant à l’installation qu’au démontage et rangement au hangar). Sur autorisation par le responsable de l’activité uniquement
 
o    Après la fermeture au public et/ou la fin de toute prestation (fermeture du camp ou repas du soir). Sur autorisation du responsable d’activité uniquement
 
·         La cie ne déplacera plus autant de bacs qu’auparavant et les bières seront dans le compte commun comme le vin et les softs afin de simplifier les comptes, et indépendamment des consommations de tout un chacun. Les quantités seront au prorata du nombre de participants, sur le modèle fixé suivant : 
 
o    1 cubi de vin + 1 bac de jupiler pour 10 personnes pour un we allant du vendredi soir au dimanche soir. 
 
o    Les bières spéciales sont cantonnées au bar de la salle omnisport. 
 
·         La règle (moins respectée cette année) reste toujours la même 
 
On boit ce qu’on veut en soirée mais le lendemain tout le monde se lève AVANT l’arrivée du public et on assume les activités !        Grand le soir, Grand le matin ! 
 
·         Pour les camps, la queurie fixera l’heure du déjeuner. Ceux qui ne sont pas debout à cette heure-là s’en passeront, sans que cela ne change la note en fin de camp. Prenez vos responsabilités et levez-vous, faites la fête la veille en conséquence. 
 
  
 
3.       Gestion des problèmes interpersonnels 
 
Des contacts sont en cours avec des médiateurs en conflits. Xavier Souris finalise les contacts. 4-5 séances sont estimées, sur un budget de 250eu approuvé par le CA (la situation ayant un impact sur l’ambiance et le fonctionnement de la cie). Voté à 4 oui / 1 non. Sous réserve de contestation majoritaire de l’AG. 
 
  
 
4.       Modification du port des couleurs dans la cie 
 
·         A partir du tir du roy, le port des couleurs lors des cérémonies se fera via la nouvelle écharpe. 
 
·         Le changement de système se fera lors du prochain tir du roy. Les écharpes seront fournies aux membres (pour rappel, les paletots sont toujours propriétés de la compagnie). 
 
·         Normalement, en échange des écharpes, les paletots (de cie) seront récupérés par la cie. 
 
o    Ceux qui le souhaitent pourraient alors racheter le leur à la cie, le jour même. (modalités à définir) 
 
o    Le stock restera disponible en prêt pour les combattants lors des campements, jusqu’à usure. 
 
o    Ensuite ce sera à chacun de se fournir son paletot (deux couturières possibles, cfr CA précédent). 
 
·         Nous rappelons donc que le système suivant sera en place à partir de fin janvier : 
 
Ø  Le port de l’écharpe lors des cérémonies (et moment officiels au sens large) 
 
Ø  Le port du paletot en tenues de bataille uniquement (et activités « militaires » par extension) 
 
Ø  La possibilité d’acheter (prix coutant, 5eu/pc) un ruban à faire pendre à la ceinture pour arborer les couleurs de cie sur les tenues med civiles. 
 
  
 
  
 
  
 
5.       Tir du roy 
 
·         Le port des couleurs (via le paletot actuellement) est obligatoire dès le début de la journée pour tous (sauf les nouveaux qui recevront leurs couleurs lors des cérémonies bien sûr). 
 
·         La tenue med est recommandée.  
 
·         L’organisation de la journée du tir du roy fera l’objet du prochain CA, mais d’ores et déjà la journée devrait commencer vers 8h à la maison du bailli pour se terminer le soir par le banquet. Le matin sera consacré aux cérémonies, et l’apm aux tirs du roy et du prince. 
 
·         Tous les écus sont peints (merci aux peintres). Il y aura 7 nouveaux pour la cérémonie de l’accueil. Le stock d’étains est également refait (quantité nécessaire à préciser). 
 
·         En attente de réponse de Christian Deraeijmaeker pour les menus du banquet, on contacte des traiteurs pour avoir d’autres possibilités. 
 
·         Les invitations officielles seront envoyées par Xavier Souris au collège communal, à ABC et au syndicat d’initiative. 
 
·         On rappelle que Gilles Vermeire récolte des photos (bonne qualité svp) des activités de l’année pour projeter un diaporama pendant le banquet. 
 
·         Un bac de guildenbier est à acheter pour les cérémonies. 
 
  
 
6.       Préparation de l’AG 
 
o    La salle de la maison du bailli est demandée pour le samedi 18 mars. L’AG se tiendrait au matin. Nous sommes en attente de confirmation pour la salle. 
 
o    Budget 2017 à prévoir : le trésorier demande à chacun de lui envoyer ses demandes de mises au budget avec chiffres et un mot d’explication. Le budget 2017 sera étudié au prochain CA sur base des chiffres de 2016 et des demandes reçues. 
 
o    Les vérificateurs aux comptes pour 2016 seront contactés par le trésorier à partir de janvier afin d’être en ordre pour l’AG 
 
  
 
7.       Divers 
 
o    Une demande nous est parvenue d’organiser un souper med (pour amis, familles et autres) afin de collecter des fonds. Pourquoi pas ? à étudier. Attention que la disponibilité de la salle beaubois est restreinte à 2x/an… déjà pris en 2017 pour le tir du roi et le tir nature 3D. Nous souhaitons donc recevoir une proposition concrète. L’idée est intéressante. 
 
o    Des  journées « Inventaire du hangar » (samedi 4 février) et « remise en état du matériel » (samedi 25 mars) sont prévues. Merci de les noter à vos agendas. 
 
o    L’émission iComme de RTL nous a contactés pour un « reportage décalé ». Nous allons recontacter le journaliste pour en savoir plus. Le CA est cependant dubitatif sur la qualité (et respectabilité) du reportage qui pourrait en découler. Nous allons rester prudents avant d’accepter quoique ce soit. 
 
Note : renseignements pris, le reporter voulait une réponse sous 48h pour un tournage immédiat. 
 
o    Un camp contrat est possible à Genappe (Journées Louis XI) sur le modèle de Namur, avec demo, initiation, bataille, artisanat, le 2eme we de septembre. Des contacts sont pris mais nous devons d’abord nous assurer que cela n’entrave pas l’organisation du tournoi med organisé par Loic Boulanger. 
 
  
 
  
 
  
 
Fin du CA : 1h10 
 
Prochaine réunion le 6/1 chez Christophe (préparation tir du roy et AG) 







 
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