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Compte rendu du CA du 6 / 1 / 17

 
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Kwakwa
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MessagePosté le: Ven 13 Jan - 09:24 (2017)    Sujet du message: Compte rendu du CA du 6 / 1 / 17 Répondre en citant

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COMPTE-RENDU DE RÉUNION DU CA DU 6 JANVIER 2017 
 
Présents : Xavier Souris, Olivier Harpigny, Gilles Vermeire, Bruno Detienne, Christophe Classe Secrétaire de séance : Bruno Detienne Début de la séance : 20h00 chez Christophe Classe Sauf information contraire, toutes les décisions prises pendant ce CA ont été prises à l’unanimité des membres présents. 
 
Ordre du jour :  Préparation de la journée du Tir du Roy  Début de préparation de l’AG  Divers 
 
1. Préparation de la journée du Tir du Roy Timing global de la journée : 7h-7h30 ouverture de l’EBB pour installation de la salle pour le repas de midi et aide pour faire les sandwiches.  Gilles Vermeire sera sur place. L’équipe rejoindra le groupe au Pilori pour la 2eme partie des cérémonies. 8h00 ouverture de la maison du Bailli, accueil des membres. 8h30 petit déjeuner (couques et café) 9h00 départ vers les Monts. Cérémonie des Couleurs 10h00 retour au Pilori. Cérémonie de l’Etain et des Ecus 11h00 verre de l’amitié à la maison du Bailli. Remise des prix. 12h00 EBB pour le repas de midi (sandwich et soupe) 13h00 départ vers la salle omnisport 14h00 début du Tir du Roy 17h30 dernière volée et 18h00 fin des tirs. 19h00 salle omnisport libérée, regroupement à l’EBB pour l’apéro 20h00 début du Banquet 
 
Prises en charge Gilles Vermeire : clef EBB + commande de 2 couques / personne aux « Blés d’or » pour déjeuner, sono et diaporama photos Olivier Harpigny : clef maison du Bailli, café pour déjeuner Nicolas Baran (équipe Bar) : bières, vins, chips, softs   > prendre le stock au hangar et compléter. 
 
Boissons : Voici nos estimations en besoins bibitifs : - cérémonie aux Monts : 2 bacs de guildenbier - verre de l'amitié (M Bailli) : 1 bac de chopes, vin blanc, vin rouge, 3 fantas, 3 cocas + chips - pendant le tir : 4 fanta + 2 coca + 2 coca zero - apéro : (à définir... le reste d'hypocras blanc ?) - banquet : vin blanc et rouge + minimum 6 coca + 6 coca zero + 12 fantas + 12 eau pétillante + barbar brune et blonde Total en vin estimé : 24 de blanc et 24 de rouge 
 
Matériel à prendre au hangar (Olivier Harpigny) : Bannière et étendard Café, filtres… Gobelets plastiques, cruches à eau, décapsuleur, tire-bouchon, stock nappes en tissu, trône. 
 
Autre matériel : 14 étains, parures de Roy (Bruno Detienne) Médailles (Loic) Marmots, pétards et cône à retrouver en salle omnisport. 
 
Compagnie des Archers-du-Bailli  A.S.B.L. # 435.108.148 Rue Landuyt, 21 B - 1440 - Braine-le-Château 
PV CA de janvier 2017  Save date: 12-janv.-17  Page 2/2 
Besoin de volontaires pour aider : Matin : 2 personnes + 1 voiture pour monter le matériel en haut des Monts (2 bacs guilden + écharpes + …) Matin : Gilles Vermeire + Xavier Souris (agencement de la salle EBB) + 2 personnes (aide sandwiches) Apm : 4 personnes EBB pendant le Tir pour préparer la salle et le repas (aide à Christian) Apm : 2 arbitres pour le Tir (salle omnisport) 
 
Invitation à envoyer aux membres : Envoyer par Bruno Detienne  Requis de payement de cotisation par virement au préalable, pas sur place  Tenue med souhaitée  Port des couleurs obligatoire  Que chacun prenne sa choppe pour les Monts (dans ses archers)  Choix nominatif de sandwich (club, USA, thon) et pour le banquet (entrée et plat : viande ou poisson)  Timing résumé  Rappel de l’appel à photos pour le diaporama, et appel à volontaires pour aider 
 
2. Préparation de l’AG Début de préparation de l’AG  10/1 : La commune vient seulement de répondre à notre demande de local. La Maison du Bailli n’est pas disponible pour la date prévue du 18 mars. On cherche à solutionner le problème.  Etude du bilan financier 2016 (établi au 2/1, voir annexes). Déficit total -400eu au lieu de -5900eu prévu. Solde du compte à vue 9659eu, solde du compte épargne 3275eu. Année financièrement plus stable qu’espéré.  Étude du budget 2017. Grosse dépense prévue pour l’achat d’une chapitrale en remplacement de l’auvent qui vieilli (qui tiendra encore une saison mais probablement pas plus). Commande à lancer en 2017 en vue de la saison 2018. Des fonds ont été mis en épargne en 2016 pour aider à cet achat.  Budget 2017 : premières ébauches de chiffres. À étudier plus à fond. Appel aux membres pour savoir si des projets chiffrés doivent être ajoutés au budget pour répondre à leurs demandes.  Vérificateurs aux comptes : Anne Debelle, Patricia Marchand, Gwen Vancampenhout (à vérifier et à contacter pour contrôle fin janvier-début février)  Projet de monter les cotisations en vue de l’abandon possible du TN2D dans les années à venir (incertain actuellement) et du projet d’achat d’un hangar en remplacement du prêt communal. o Cotisation tireurs : 75eu o Cotisation non tireur et enfants : 40eu o Limite maximum pour les familles : 200eu  2018 = anniversaire des 30ans de l’ASBL. Il faudra marquer le coup mais que veut-on faire pour célébrer l’évènement ? banquet spécial pour le Tir du Roy 2018 ? activité spéciale ? vêtements spéciaux de cie ? à débattre en AG et à préparer en 2017 (budget à prévoir sur 2017 ?)  Liste des membres effectifs à établir en fonction des taux de participation pour le prochain CA. Les membres adhérents seront d’office invités (non pas convoqués) à venir assister (sans droit de vote). 
 
 Les personnes souhaitant voir certains sujets abordés en AG doivent les soumettre au CA afin que ces points puissent être ajoutés à l’ordre du jour. 
 
3. Divers  Nous avons reçu des réponses de la commune. o Ok pour la réservation de l’Espace BeauBois pour le TN 3D, 26/2 o Ok pour les réservations du tir du Roy 28/1 : EBB (toute la journée), Maison du Bailli (7-13h), Salle omnisport (13-19h).  Christophe Classe, en tant qu’intendant et responsable du stock de « petit matériel de tir », reprend aussi la gestion des commandes de matériel vers les fournisseurs extérieurs. Une nouvelle commande de futs 5/16eme va être lancée.  Tir Nature, une équipe va être rassemblée par Christophe pour gérer les parcours de tir et le montage sur le terrain, afin d’aider à la transition et soulager Xavier Souris. 
 
Fin du CA : 2h. Prochaine réunion le 3/2 (préparation AG) 





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MessagePosté le: Aujourd’hui à 06:14 (2017)    Sujet du message: Compte rendu du CA du 6 / 1 / 17

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