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Compte rendu du CA du 3 / 02 / 17

 
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Kwakwa
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MessagePosté le: Lun 13 Fév - 08:48 (2017)    Sujet du message: Compte rendu du CA du 3 / 02 / 17 Répondre en citant

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Compte-rendu de réunion du CA du 3 février 2017
  
Présents : Xavier Souris, Olivier Harpigny, Gilles Vermeire, Bruno Detienne 
Excusé : Christophe Classe 
Secrétaire de séance : Bruno Detienne 
Début de la séance : 20h00 chez Bruno Detienne 
Sauf information contraire, toutes les décisions prises pendant ce CA ont été prises à l’unanimité des membres présents. 
  
Ordre du jour : 
·         Questions au sujet de Christian Deraeijmaeker et Alain Linotte 
·         Informations communales 
·         Préparation de l’AG 
  
1.       Questions au sujet de Christian et Alain 
Christian souhaite être couvert (contre le travail au noir) pour son travail bénévole lors du Tir du Roy et des tirs natures, mais ne souhaite plus payer sa cotisation. Il souhaite également être défrayé des frais hors achats de nourriture directement pour les repas, encourus lors de la préparation préalable à ces activités 
Ø  Nous rappelons que pour être couvert (assurance, contrôle du travail etc) il faut être membre de l’ASBL. Pour être légalement membre de l’ASBL, il est nécessaire que le membre paye lui-même sa cotisation. C’est une des deux seules obligations légales (l’autre étant de participer à l’AG pour les membres effectifs). Les autres requis viennent des statuts de l’ASBL. 
Ø  Une ASBL ne peut légalement en aucun cas payer elle-même les cotisations de ses propres membres. 
Ø  L’ASBL peut demander de l’aide à des non-membres (par exemple « membres sympathisants » selon nos statuts). Mais, tout comme les « membres d’honneur », ce sont des appellations tronquées car ce ne sont pas des « membres » au sens légal du terme (ils aident à titre gracieux la cie pour une activité ponctuelle).  
Ø  Le CA peut, sur demande, éditer un document reconnaissant l’aide apportée par Christian à titre bénévole, à l’ASBL, pour certaines activités… mais sans garantie que ce sera recevable légalement. 
Ø  En tant que membre adhérent, Christian pourra bien entendu déposer une demande de défraiement (pour les frais d’essais de menus chez lui au préalable, pour les frais d’essence etc…). Le CA accepte un montant maximum de 20-25euros de défraiement, sans tickets d’achats mais avec le document comptable ad hoc de l’ASBL, pour ces activités regroupées (Tir du Roy et Tirs Natures). 
  
Il y a une demande que le CA puisse rencontrer Alain pour discuter de la situation. 
S’il y a une volonté de discussion de sa part, et s’il le souhaite, le CA lui proposera une rencontre le samedi 4 mars apm et un soir en semaine (selon disponibilité de la salle de l’ancienne gare, Olivier se renseigne). 
  
2.       Informations communales 
Olivier Harpigny a profité du verre de l’amitié, lors de la journée du Tir du Roy, pour sonder les intentions communales par rapport : 
Ø  À l’avenir du hangar (projet de le reconvertir ou réattribuer au CPAS) 
Ø  Au délai de réponse dans les réservations de salles communales 
Voici les réponses obtenues 
Caméra et sécurité à la salle omnisport : il nous est déconseillé d’installer une caméra. Cela n’aurait pas d’utilité car il n’y aurait pas de portée légale et c’est inutile parce que la commune va installer un système de vidéosurveillance relié directement à la police.  
Réservations de la salle Beaubois. Le système actuel est celui auquel nous devons nous référer dans les délais de demandes et de réponses que nous connaissons. 
Locaux pour l’avenir. La commune protège de construire durant la prochaine législature une nouvelle salle qui serait entre autre dédié aux compagnies d’archerie, dans laquelle nous pourrions tirer et où nous pourrions ranger notre matériel sur le même site. Cette salle se trouvera à côté du bureau de police actuel à Gauthier-Braine. 
  

3.       Préparation de l’AG du 18 mars 2017, 13h30 
Ø  Passage en revue du registre des membres. Corrections apportées selon les payements des cotisations et taux de participation aux activités. Au moment du CA voici les modifications : 
o    10 ne sont plus membre (défaut de cotisation, à confirmer au moment de l’AG) : Jerome Bultot, Sylvie Deraeijmaeker, Patrick Hendrickx, Fanny Linotte, Perrine Linotte, Salvatore Calzetta, Catherine Dourlet, Geoffrey Mongare, Gil van Nieuwenhoven, Christian Deraeijmaeker 
o    2 effectifs deviennent membres adhérents (défaut du nombre de présences) : Célines Jacques, Emeline Souris. 
o    4 Nouveaux membres adhérents majeurs : Dana Drehsen, Julio Casillas Jimenez, Adeline Fuchs, Christian Troch 
o    3 Nouveaux membres adhérents mineurs : Kieran Lloyd Choquet, Sara Casillas Jimenez, Lara Casillas Jimenez 
o    soit un total de : 
§  membres effectifs : 30 
§  membres adhérents majeurs : 13 
§  membres adhérents mineurs : 9 
Ø  3 membres adhérents sont dans les critères pour devenir effectifs (Evrahim Baran, José Camacho, Fabrice Mongare). Bruno Detienne les préviendra. Ils devront faire une demande écrite (simple mail) au CA minimum un mois avant l’AG. 
Ø  Signatures des convocations des membres effectifs et invitations des membres adhérents. 
Ø  Revue du R.O.I. pour la version 2017. Principalement les points suivants : 
o    Alignement de l’encadrement des nouveaux tireurs sur le processus d’apprentissage mis en place fin 2016 (distances de tir, qui peut donner des cours, etc) 
o    Gestion des alcools en activité selon décision de CA 2016 
o    Gestion des animaux en activités 
o    Ajout de l’écharpe aux tenues de cérémonies. Ajout du ruban de ceinture. 
o    Ajout du numéro national à la fiche d’inscription 
o    Correction orthographique, revue de la mise en page… 
Ø  Revue des documents comptables (bilan 2016 et budget 2017). Le projet d’achat d’un auvent chapitral pèsera lourd (4000eu) sur le budget de 2017 (une partie de la somme a été mise de côté en 2016 mais la dépense sera néanmoins conséquente), cependant vu l’état de l’auvent actuel (fuites régulières), ce sera un investissement nécessaire en vue de 2018. L’auvent actuel devrait encore tenir une saison, mais la commande et l’achat devront donc se faire courant 2017 si l’AG donne son accord. 
Ø  Les enveloppes contenant les convocations/invitations, les documents comptables finalisés et les procurations seront complétées vendredi suivant en salle et distribuées. Le ROI sera envoyé à tous en pdf par email avant l’AG. 
  
  
Fin du CA : 23h30. Prochaine réunion de CA : AG du 18 mars 2017 
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MessagePosté le: Aujourd’hui à 06:17 (2017)    Sujet du message: Compte rendu du CA du 3 / 02 / 17

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