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Compte rendu de réunion CA DU 31 MARS 2017

 
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Kwakwa
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MessagePosté le: Lun 10 Avr - 15:18 (2017)    Sujet du message: Compte rendu de réunion CA DU 31 MARS 2017 Répondre en citant

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COMPTE-RENDU DE RÉUNION DU CA DU 31 MARS 2017 
 
Présents : Olivier Harpigny, Alain Linotte, Gwenn Van Campenhout, Bruno Detienne, Christophe Classe Secrétaire de séance : Bruno Detienne Début de la séance : 20h00 chez Olivier Harpigny Sauf information contraire, toutes les décisions prises pendant ce CA ont été prises à l’unanimité des membres présents. 
 
Ordre du jour :  Mot du Président  Explication du fonctionnement de l’ordre du jour  Evaluation des activités passées  Points opérationnels  Activités futures et calendrier 
 
1. Mot du Président Le CA se constitue d’un très bon groupe, motivé et composé autant d’expérience que de renouveau, d’idées à réaliser, et d’un bon dynamisme. On sort d’une année ou la dynamique de groupe n’a pas fonctionné de manière optimale. Un conseil d’administration n’est pas le lieu d’une pensée unique. L’harmonie c’est accepter des avis contradictoires, des débats, mais une prise de décision tous ensemble et un soutient de chacun à la décision commune. Bienvenue aux nouveaux arrivants. 
 
2. Explication du fonctionnement de l’ordre du jour Il est bon pour commencer d’expliquer (ou de réexpliquer) en quoi consiste un ordre du jour et de s’accorder sur son fonctionnement pour l’année à venir. L’ordre du jour permettant de préparer un CA et de travailler ensemble efficacement. Le président se charge d’établir l’ordre du jour de la réunion, selon les demandes des administrateurs (pouvant relayer des demandes des membres), au plus tard 2-3 jours avant la réunion de CA. Sur cette base il est demandé à chacun de préparer ses interventions et ses informations afin de gagner du temps et de clarté. Oliver tente d’établir un schéma type : Le mot d’accueil, ou d’ambiance, une partie pour faire le point sur le passé (depuis la réunion précédente), une partie opérationnelle directe, et une partie pour le futur et le long terme. 
 
3. Evaluation des activités passées 
 
 Tir Nature 3D Bon travail le samedi et le dimanche, le groupe a montré une belle motivation, et de la polyvalence, de la flexibilité dans les aides apportées. Exceptionnellement nous avons été en avance sur l’ensemble du programme, y compris pour le rangement de la cuisine et le démontage du terrain. Nous avons accueilli plus de 100 tireurs. Dépenses 1810eu, recette 2907eu, bénéfice : 1097eu 
 
 Assemblée Générale Elle fut longue comme chaque fois. C’est un moment officiel ou on peut dire les choses, certaines importantes, d’autres parfois blessantes, mais toutes nécessaires au bon fonctionnement de l’ASBL. Nous regrettons cependant que certaines choses n’aient pas été dites (certains membres se seraient abstenus de s’exprimer par peur de vexer d’autres personnes et préfèrent s’exprimer en aparté). Les non-dits peuvent créer de la vexation et de la contrariété, et sont à éviter dans la mesure du possible. Les membres ont été très patients (vu la longueur de la réunion), et sont resté jusqu’à la fin des points les plus cruciaux, dans une ambiance favorable. Le PV d’AG est approuvé et sera diffusé aux membres, les documents ont été déposés au greffe du tribunal de commerce de Nivelles. On attend la publication au Moniteur Belge d’ici 2-3 semaines. 
 
 
 
 
Compagnie des Archers-du-Bailli  A.S.B.L. # 435.108.148 Rue Landuyt, 21 B - 1440 - Braine-le-Château 
PV CA de mars 2017  Save date: 7-avr.-17  Page 2/4 
 Relai de la Trésorerie Gwenn (nouveau trésorier) et Gilles Vermeire (ancien trésorier) se sont vus 2 soirées pour effectuer le relai et la transmission des informations. La gestion des factures en cours est faite. Gwenn commence son travail petit à petit le temps de tout bien comprendre, en mettant la priorité sur l’actualité. 
 
Note : pour refaire les coutures de l’auvent feu (qui commencent à fondre à la chaleur), l’achat d’une bobine de fil ignifuge avait été décidé l’an passé. Le fil est arrivé mais n’est pas celui commandé (mauvaise qualité, ne résiste pas au feu). On doit chercher un autre fournisseur. 
 
 Groupe Nature Un groupe se met en place pour gérer l’avenir des manches du tir nature (2D et 3D) organisés à BLC. Il y a eu une réunion de préparation et de calcul du circuit pour le 2D le 23/3. Ils sont guidés et conseillés par Eric Geurts (ancien membre et membre actuel du CMA). L’objectif est maintenant de renforcer les contacts avec la Ligue. 
 
 Journée de réparation au Hangar Une journée de travail sur le matériel a été organisée pour réparer et préparer le matériel 2D et médiéval en vue des activités à venir. Tout s’est très bien passé, même si tout n’est pas fini (vu l’ampleur du travail à faire). Une 2eme journée (6 mai) est à prévoir pour terminer la 2eme série de nouveaux bancs. (4-5personnes pour les ajustages le matin et l’huilage l’apm) 
 
 
4. Décisions opérationnelles 
 
 Fonctionnement du CA Démarrage d’un nouveau CA, il est important de se mettre d’accord sur le mode de fonctionnement à respecter pendant l’année.   Nous sommes tenus d’avoir des comportements responsables et d’un minimum de rigueur (vis-à-vis des statuts de l’ASBL et de la loi)  Nous avons une responsabilité collégiale. Nous prenons nos décisions ensemble, le plus souvent au consensus ou à l’unanimité. Si un administrateur souhaite un vote formel sur un sujet précis il doit l’annoncer clairement.  Après la réunion, le PV est rédigé (pour autant que possible) pendant la semaine afin d’obtenir une approbation (par email) rapide (48h) et une diffusion des décisions aux membres.  Nous n’avons rien à cacher aux membres. Mais il est souhaitable que rien de « personnel » ne soit divulgué. On se doit d’être les plus francs et transparents entre nous, de faire circuler au maximum les informations/opinion entre administrateurs afin de rendre les prises de décisions fiables, mais de favoriser la transmission des décisions elles-mêmes vers les membres.  Des décisions de gestion courante peuvent être prises entre réunions de CA (via emails, discussions directes lors d’activités, sms etc…). Cependant les débats devront toujours être faits par discussion en présence de tous les administrateurs (présents ou représentés par un autre administrateur en cas d’impossibilité). Les décisions de gestion courante doivent avoir l’unanimité.  Nous devrons faire attention à ne pas bombarder les membres de mails (envoyer les infos nécessaires mais éviter les « réponses à tous »). Nous allons tenter de remettre en place les « annonces en salle » avant le tir du vendredi.  Attention aux réactions « officielles », devant toute la compagnie, car elles impliquent tout le conseil d’administration. Il faut faire attention à bien différencier une opinion personnelle.  On prend bien l’habitude d’écouter chacun jusqu’au bout avant de prendre la parole, on ne se coupe pas la parole en réunion. 
 
Compagnie des Archers-du-Bailli  A.S.B.L. # 435.108.148 Rue Landuyt, 21 B - 1440 - Braine-le-Château 
PV CA de mars 2017  Save date: 7-avr.-17  Page 3/4 
 Relecture des objectifs de l’AG  Prise de renseignements sur les limites justifiables et montants auprès d’un expert fiscaliste.   (Alain s’en charge)  Avancer un peu la date d’AG si cela est techniquement possible.  (à voir en fin d’année si cela peut s’organiser correctement)  Effectuer une communication plus fluide.  (voir point précédent)  Faire attention à la sécurité en salle. C’est du ressort de chacun d’y veiller, mais un responsable (tournant) peut être nommé (système à étudier). Faire attention au public dans le « couloir de sécurité », pour qu’ils ne débordent pas sur le pas de tir. Le placement d’une corde pour indiquer la limite à ne pas franchir est à étudier.  (voir point suivant)  Meilleur encadrement des nouveaux. Un système d’apprentissage et d’évolution se met en place. Il est demandé à chacun d’essayer de le respecter et de le tester (occasion pour chacun d’apprendre et de se remettre en question). Les guides d’archers sont disponibles en salle pour chacun qui le souhaite. (la mise en place du système d’apprentissage fait partie des gros objectifs de l’année)  Pousser la mise en place de l’échauffement avant le tir. (voir point suivant)  Faire attention aux consommations au bar pour ceux qui rentrent en voiture. (dont acte, avis à tous…) 
 
 Sécurité, Gestion de salle et Maitre-Mot La manière de gérer la salle commence à faire débat. Ila  été suggéré d’avoir des « responsables de salle » (c’est-à-dire gérant son fonctionnement, le matériel ect) et des « responsables sécurité » (spécifiquement) tournants d’une séance de tir à l’autre. Cela peut être une bonne idée pour que ça ne soient pas « toujours les mêmes » qui doivent jouer au gendarme, et pour responsabiliser chacun. On cherche une idée pour officialiser visuellement cela (brassards de couleur ?) 
 
On envisage de mettre en place un système « d’objectifs du mois » (en réalité un peu plus longs, entre deux CA, vu que la saison des camps arrive et que les séances de tir le vendredi vont diminuer). Cela couvrirait des thèmes divers et successifs comme la sécurité, le salut de tir, l’entrainement, le rangement du matériel… cela signifierait une attention particulière portée sur ce thème (mais en aucun cas que ces thèmes doivent être négligés autrement). 
 
Maitre Mot de ce mois-ci : Sécurité sur la pas de tir et à côté. - On place des cônes pour bien visualiser les 3 pas de tir. - Tout le monde se place sur la même ligne avant de tirer (pas 1/2m avant ou en arrière) - On ne dérange pas ceux qui tirent. - On va placer une corde sur le côté pour délimiter la « zone de détente » sans risque de déborder sur la « zone de tir » 
 
 Les défis du webteam Quelques soucis de programmation à l’horizon 2017. - Google ne référenciera plus les sites htttp en 2018, mais uniquement les sites https (= http secured). Il est donc nécessaire d’activer la balise de sécurité sur le site (prévu chez notre fournisseur, gratuitement). Mais y a-t-il des changements de codes dans les pages ou la base de données à effectuer ? - Php 3 (langage de programmation des pages web) cessera très bientôt d’exister. Php 5 sera la norme. Php 7 commence déjà à arriver. Sur notre serveur, php5 est déjà activé. Mais la disparition de php3 rendra peut-être certains codes du site illisibles et pourrait provoquer des bugs. Une analyse des codes utilisés sur notre site est à effectuer. - Beaucoup de forum utilisent actuellement php3 ou php5. Vu que notre forum existe depuis plus de 10 ans sur un serveur gratuit, gros doute quant à sa pérennité après disparition de php3. Il est peut-être temps de recréer un nouveau forum, hébergé sur notre serveur (2eme base de données, upgrade de l’abonnement), prêt pour php7 et avec une meilleure compatibilité sur smartphones. A étudier. 
Compagnie des Archers-du-Bailli  A.S.B.L. # 435.108.148 Rue Landuyt, 21 B - 1440 - Braine-le-Château 
PV CA de mars 2017  Save date: 7-avr.-17  Page 4/4 
 
 Prises des responsabilités externe au CA Le CA reparcours la liste des prises en charge hors CA, (cfr PV d’AG). Il est demandé que le terme (dévalorisant ?) de « responsable Bar » soit remplacé par « Cantinier » (aussi plus fun). À essayer. 
 
 Transfert de membres Le CMA nous a informés cette semaine que Xavier Souris et Patricia Marchand ont demandé leur transfert vers ce club. C’est acté et accepté à regret. Une clarification leur sera néanmoins demandée concernant leurs intentions vis-à-vis de l’ASBL (départ définitif ? pause temporaire ?). 
 
5. Activités futures  Tir Nature 2D Un mail sera envoyé ce weekend pour recruter les équipes (montage, démontage, bar, cuisine…) et les gérants de ces équipes. Un mail d’invitation à toute la compagnie sera envoyé pour le montage (le samedi) et l’après-midi de tir entre nous, ainsi que pour le Barbecue qui s’en suivra. L’objectif est d’utiliser le matériel (qui doit de toute façon être installé) pour passer une après-midi agréable, et de découverte du tir en extérieur (que peu on réellement l’occasion de pratiquer). Les cibles du « terrain de cross » doivent être finies et installées. Le samedi 8 avril, Alain effectuera les découpes des tôles nécessaires pour protéger les cibles à Don Bosco (appel à ceux qui ne vont pas à Aarschot). Le we du 15 ou du 22 avril (selon météo et disponibilité), les cibles seront installées au « terrain de cross », pour qu’elles soient utilisables pour la manche de tir 2D. Nous avons reçu l’accord des Eaux et Forêts. C’est en ordre. Accord également de la Commune pour utiliser le Jardin de la Maison du Bailli (puisque la salle de l’espace Beau Bois n’est pas disponible) pour placer l’auvent et les tentes de la commune et accueillir les tireurs. 
 
 Tournoi Colin Kendal à Aarschot Gilles Vermeire est maréchal de camp. Tout est sur rails. Il y aura environ 20 personnes. Nous y retrouverons la Compagnie Franche qui partagera notre Fondue Savoyarde traditionnelle de reprise de la saison med. L’objectif est de faire camp commun (ou au minimum queurie et auvent communs) avec eux. 
 
 Travail matériel au Hangar La 2eme journée de travail est fixée au samedi 6 mai, afin que tout soit prêt pour Quondam et Corroy. 
 
 Démarches à la banque Suite à l’AG, nous devons changer les signataires et cartes de banque. Cela se fera dès que possible après la publication au moniteur (dans un mois environ donc). 
 
 Projet Chapitrale Le budget de 4000 euros a été voté en AG. Le projet est donc actuellement en cours d’étude. Suite à une première recherche il est à noter que : - Les chapiteaux ronds (octagonal, hexagonal…) sont plus chers que les carrés (dus aux différentes découpes du tissu et aux pertes). Environ 150 à 200% du prix des carrés. - Notre auvent actuel fait 8*10m. Donc avons-nous besoin d’une chapitrale de 8*8m ou de 10*10m ? on testera cela lors des prochains campements en traçant une limite à 8*8m dans l’auvent actuel, pour voir si cet espace est suffisant. Le budget en dépendra. - D’autres recherches de fournisseurs sont en cours (Bruno Detienne centralise les informations). 
 
 Réparations du local en salle La porte (plusieurs fois fracturée lors de vols) du local de rangement en salle a été faite par la commune (réparation de fortune). Nous allons renforcer la porte par des lattes de métal (budget 50eu accepté). 
 
Fin du CA : 24h30. Prochaine réunion de CA : vendredi 12 mai chez Bruno Detienne
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MessagePosté le: Aujourd’hui à 06:15 (2017)    Sujet du message: Compte rendu de réunion CA DU 31 MARS 2017

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